التحضير المُسبق والتخطيط
عند التحضير والتخطيط لكتابة تقرير، يؤخذ بعين الاعتبار ما يلي:
وضع ملخّص للموضوع: يشتمل هذا الملخّص على معرفة ما يتمّ عرضه ولمن يتوجّه هذا التقرير؛ بحيث تكون المعلومات الموجودة فيه واضحة، وذات هدف.
وضع الملخّص بعين الاعتبار طوال الوقت؛ بحيث تظلّ فكرة لمن ولماذا تتمّ كتابة هذا التقرير موجودة بالفكر أثناء التحضير والكتابة، وأثناء الكتابة يجب التركيز على أهمّ المعلومات المرغوب إيصالها، وتجنّب كل ما ليس له علاقة بالموضوع، وكذلك العمل على تنظيم الأفكار أثناء البحث والدراسة بتقسيمها إلى أقسام، والحرص على تتبّع المصادر.
الاهتمام بأسلوب الكتابة
عند كتابة التقرير يُنصح باستخدام لغةٍ واضحة وكلمات دقيقة، وجعل النص سهلاً عن طريق استخدام الكلمات القصيرة بدلاً من الطويلة، واستعمال الجمل القصيرة، كما يُنصح بتجنّب استخدام المُصطلحات المتخصّصة، وفي حال استلزم الأمر ذلك فإن من الضروري شرح كل مصطلح، مع مراعاة عدم استخدام أكثر من خمس مُصطلحات متخصّصة واستبدالها بكلمات أبسط، ويُؤخذ بعين الاعتبار الاهتمام بأسلوب الكتابة ومعناها، والاهتمام بقواعد النحو والتدقيق الإملائي كذلك.
الاهتمام بهيكل التقرير
يشتمل هيكل التقرير على عدّة أجزاء كالآتي:
- صفحة العنوان: تتضمّن صفحة العنوان كتابة عنوان التقرير، واسم كل من كاتب التقرير والشخص الذي سيتمّ توجيه التقرير له، وتاريخ تقديم التقرير.
- التلخيص: يشتمل التلخيص على كل المعلومات الموجودة بالتقرير بصورة موجزة؛ حيث إنّه يحتوي على الهدف من التقرير، وعرضه، والتقنيات المُستخدمة، والنتائج، بالإضافة إلى التوصيات.
- المحتويات: يشتمل جدول المحتويات على جميع أقسام التقرير مسرودةً مع أرقام الصفحات.
- المقدّمة: الغرض من المقدمة هو عرض أهميّة التقرير من خلال توضيح المشكلات التي يبحثها، وتقديم الحلول لها.
تُضاف لما سبق الأجزاء الآتية أيضاً:
- المناقشة: تنظّم مناقشة التقرير ما تمّ بحثه في التقرير بشكل متسلسل ابتداءً من جوهر المشكلة، والنتائج الأولية، حتى النظريات المقترحة، وتُستخدم فيها العناوين الرئيسيّة والفرعية.
- الاستنتاج: يعرض الاستنتاج ما تمّ الوصول إليه في هذا التقرير، ويحدّد ما إذا كانت الأهداف ناجحة أم لا.
- التوصيات: تشتمل على ما يُوصى به بعد الاستنتاجات كمسار للعمل.
- المصادر والمراجع: هي قائمة بجميع المصادر التي تمّ استخدامها.
