الإدارة الناجحة وتأثيراتها
يعتبر القسم الإداري من أهم الأقسام الواجب توفرها في جميع الشركات والمؤسسات بشكٍل عام، حيث تعتبر الإدارة الناجحة من أهم العوامل التي تساهم في تحقيق الأرباح المادية والمالية للشركة، كما وأنها تعد العنصر الرئيس الذي يتم من خلاله بناء الشركة وتأسيسها بشكٍل ناجح وبعيدًا عن أي خسائر أو عقبات، ويعتبر التنظيم الإداري من أهم العناصر الإدارية التي تساهم في تحقيق النجاح الإداري للشركات والمؤسسات وذلك عن طريق عنصر التخطيط، وتنقسم المهام الإدارية في الشركات إلى مجموعة من المهام المتنوعة، فهنالك قسم شؤون الموظفين، وقسم الإدارة العليا، ومن أهم الوظائف الإدارية وظيفة مدير المكتب، وفي هذا المقال سيتم الحديث عن مهام مدير المكتب.
تعريف الإدارة
يتم تعريف الإدارة والتي يطلق عليها بالإنجليزية Management، بأنها تنظيم وتنسيق مجموعة الانشطة والأعمال داخل المنظمة أو الشركة من أجل تحقيق الأهداف المحددة بالاستخدام الأمثل لمجموعة الموارد المتوفرة والمتاحة، وتعتبر المهمة الرئيسة للإدارة وفقًا لما قاله مدير الإدارة بيتر داركر هي التسويق والابتكار، وتعتبر الإدارة من أهم الأنشطة الإنسانية في أي مجتمع، على أساس اختلاف مراحله وتطوره، وذلك لما للإدارة من تأثير على حياة المجتمعات لارتباطها بالشؤون الاقتصادية والاجتماعية والسياسية.
ولأن الإدارة هي التي تقوم بجمع الموارد الاقتصادية وتوظيفها لكي يتم تحقيق حاجات الأفراد والشركات في المجتمع من خلالها، فمن خلال الإدارة تتم صناعة التنمية الاجتماعية، وعليها تعتمد الدول في تحقيق التقدم والرخاء لمواطنيها، والإدارة الناجحة هي الأساس في نجاح المنظمة وتفوقها على منافسيها بشكل كبير، وممكن للإدارة أن تكون عن طريق شخص واحد في الشركات ذات الحجم الكبير أو المتوسط، أو مجموعة من المدراء ومن مختلف الجنسيات وذلك داخل الشركات ذات الحجم الكبير، ومن أهم اقسام الإدارة في الشركات قسم الموارد البشرية والذي تعتبر معظم مهامه من مهام مدير المكتب.
ما هو القانون الإداري
يتم تعريف القانون الإداري والذي يطلق عليه بالإنجليزية Administrative law، بأنه مجموعة من القواعد القانونية التي تنظم نشاط الإدارة والسلطة التنفيذية والتي تتم في إطار قانوني معتمد من الإدارة العامة للشركة أو المؤسسة، وهو مستمد من الحاجة إلى تطوير نظام الإدارة العامة وفقًا للقانون، وتشمل القواعد القانونية للشركات على كيفية إدارتها للمرافق العامة واستغلالها للأموال العامة بالإضافة إلى تحديد علاقة الدولة بموظفيها من حيث التعيين والترقية وغير ذلك من العلاقات الهامة.
مهام مدير المكتب
تعتبر مهام مدير المكتب من أهم المهام والأدوار في الشركات والمؤسسات، وذلك باعتبارها الرابط الأساسي بين الموظفين والإدارة العليا في الشركات، وفيما يأتي ذكر لأهم مهام مدير المكتب:
- تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الإدارة العليا بالشركة أو المؤسسة.
- متابعة تنفيذ القرارات الإدارية عن طريق التواصل مع كل الأقسام الأخرى داخل الشركة.
- إدارة وصيانة نظام الملفات الذي تم تنفيذه في المنظمة أو الشركة مثل أنظمة المعلومات.
- تخصيص البريد الصادر والوارد للإدارة داخل الشركة.
- حضور الاجتماعات لعرض جدول الأعمال وتدوين الملاحظات والنتائج.
- رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين للإدارة.
