يُطلق مفهوم التنظيم الإداري على أحد وظائف العملية الإدارية المتكاملة، والتي تُعنى بوضع وتطوير الهياكل التنظيمية، والاستعانة بالموارد البشرية وغير البشرية في سبيل مساعدة المنظمات على تحقيق أهدافها، وبسبب أهمية التنظيم الإداري تسعى إدارة المنظمات إلى أن يكون استغلال الموارد فعّالًا، بالإضافة إلى التنفيذ السليم للأنشطة والمهام الوظيفية التي يُعنى بها أفراد المنظمة، ويتم ذلك من خلال تنظيم عمل الأفراد، ووضع الأدوار والمهام الوظيفية في المنظمات وفقًا لمتطلبات كل منظمة من حيث طبيعة النشاط الخاص بها، ليكون كل فرد من الأفراد العاملين في هذه المنظمة جزءًا من منظومة النجاح فيها بما تحققه عملية التنظيم الإداري، وفي هذا المقال سيتم تناول معلومات عن أهمية التنظيم الإداري.
أهمية التنظيم الإداري
تكمن أهمية التنظيم الإداري في إيجاد القدرة على تسيير كافة العمليات الإدارية ضمن الخطط الإدارية التي وُضعت مُسبقًا من خلال استغلال الموارد بالشكل الأمثل، ووضع كل شيء في موضعه الصحيح لإيجاد القدرة على الاستجابة لكافة المتغيرات التي قد تحدث في بيئة المنظومة الإدارية ككل، كما تبرز أهمية التنظيم الإداري في توحيد الجهود وتنسيقها وإيجاد وسيلة للربط بين الأفراد من حيث الصلاحيات والمسؤوليات، حيث ينطلق القرار الإداري من السلطة الأعلى في الهياكل التنظيمية ليتمَّ تنفيذه من قبل ذوي الصلاحيات والسلطة الأقل، وقد ازدادت أهمية التنظيم الإداريّ مع توسع رقعة المنظمات ووجود أعداد كبيرة من الأفراد العاملين فيها، الأمر الذي دعا إلى ضرورة إيجاد حلقة وصل بين مختلف الأفراد فيها.
خطوات التنظيم الإداري
بعد ذكر أهمية التنظيم الإداري لا بُدَّ من الإشارة إلى الخطوات التي تتضمنها عملية التنظيم الإداري من أجل تحقيق الأهداف المنظميّة، وعادةً يتمُّ وضع هذه الخطوات لتكون بمثابة خطة العمل الإدارية في المنظمات، وفيما يأتي خطوات التنظيم الإداري:
- تحديد الأنشطة: وهي أولى خطوات التنظيم الإداري التي يتعين على المدراء في المنظمات الاهتمام بها، حيث يتم حصر أبرز الأنشطة التي تتطلبها العملية المنظمية الشاملة، بما في ذلك أقسام الحسابات، وإدارة المخزون، وضبط الجودة والعمليات، والمبيعات.
- تنظيم الأنشطة: يتم في هذه الخطوة الجمع بين الأنشطة المتشابهة أو ذات الارتباط المباشر ببعضها البعض في أقسام محددة، بحيث يكون لهذه الأقسام فيما بعد استقلاليتها وصلاحياتها الخاصة التي تُمكِّنها من تنفيذ هذه المهام بشكل متكامل.
- توزيع السلطة: بعد فصل الأقسام الإدارية وفقًا للمهام الوظيفية المتخصصة يتم وضع بعض الصلاحيات في يد مدراء هذه الأقسام من خلال التسلسل الوظيفي، حيث يكون لبعض الأفراد صلاحية الإشراف المباشر على العمليات، بينما ينفذ آخرون هذه العمليات وفقًا لكفاءتهم ومعرفتهم المتخصصة.
- تنظيم الصلاحيات والمسؤوليات: لا تنفصل صلاحيات الأفراد عن المسؤوليات المناطة بهم في المنظومة الإدارية بأيّ شكل من الأشكال، فكل فرد فيها مسؤول عن مهام محددة وفي نفس الوقت يخضع للرقابة والإشراف من قبل سلطة أعلى منه لضمان أن تسير العمليات الإدارية بالكفاءة والمرونة التي تحقق الأهداف العليا.
