ما هي خطوات إدارة المشاريع؟
خطوات إدارة المشاريع من الأمور التي يجب معرفتها جيدًا وفهمها، وهي عملية تتطلب مهارات خاصة، وخبرة عميقة في المهارات الإدارية والتخصص المراد تنفيذ المشروع فيه، ويجب اتباع الخطوات بطريقة تضمن تنفيذ المشاريع على أكمل وجه، وبسرعة قياسية مع ضمان الجودة في الموارد والتنفيذ، أما أهم خطوات إدارة المشاريع فهي كما يأتي:
- التخطيط للمشاريع يُعدّ التخطيط للمشاريع من أهم عمليات إدارة المشاريع، حيث يجري فيه جدولة المشروع، وعمل مخطط جاهز للتنفيذ، والخروج بتقرير الإنجاز الذي يضمن أفضل تنفيذ.
- تحديد نطاق المشاريع والأساليب المناسبة لإنجازها يُقصد بهذه النقطة تحديد الوقت اللازم لإنجاز الأنشطة الخاصة بالمشاريع واستكمال جميع متطلبات العمل خلال مدّة زمنية محددة.
- حساب فترة الركود في جدول المشروع الزمني الهدف من هذه الخطوة هو وضع فترة احتياطية لأي تأخير محتمل ممكن أن يُؤخر تنفيذ المشروع، ويكون على شكل خطة طوارئ محكمة وقابلة للتنفيذ بسرعة.
- تقدير تكلفة الموارد اللازمة بكل نشاط من أنشطة المشروع تهدف هذه الخطوة إلى تخصيص التكلفة الإجمالية للمشروع، بحيث تكون أقل كلفة ممكنة لضمان الربح.
- تقييم إنجاز المشروع يكون هذا بمقارنة جدول تنفيذ المشروع الزمني بالنتائج الواقعية والمكاسب التي حققها المشروع، ومعالجة الخلل في حال وجوده.
ما هي المهارات الإدارية اللازمة لإدارة المشاريع؟
بعد ذكر خطوات إدارة المشاريع، يجب تحديد المهارات اللازمة لإدارتها، وهذه المهارات تتعلق بالمشروع نفسه والموارد اللازمة لتنفيذه، بالإضافة إلى المهارات التي يحتاجها منفذو المشاريع، أما أبرز المهارات اللازمة لإدارة المشاريع وتنفيذها بالشكل الأمثل فتعتمد على ثلاث مهارات أساسية وهي: ضبط الكلفة، والوقت، والجودة.
إذ يجب أن يكون تنفيذ المشروع بأقل كلفة، وأقصر وقت، وأفضل جودة، ويُمكن أن تتحقق هذه المهارات باتباع عددٍ من الخطوات الموضحة فيما يأتي:
- زيادة عدد العمال في المشروع.
- زيادة عدد ساعات العمل الإضافية.
- اختيار أفضل المواد الخام.
- شراء آلات ذات كفاءة عالية.
- امتلاك مدير مشروع يستطيع اتخاذ مختلف أنواع القرارات الإدراية.
- إعداد خطة للظروف الطارئة تحسبًا لأي عطل في تنفيذ المشروع.
- وضع خطة بديلة وجدول زمني قابل للتعديل، لضمان أقل تكلفة وأفضل جدوى وأقل مدّة زمنية.
ما هي أهمية إدارة المشاريع؟
تكمن أهمية إدارة المشاريع في المؤسسات والشركات بما يأتي:
- توفير المال والوقت تُساعد على توفير الوقت والمال على المؤسسات من خلال التخطيط المسبق لبرنامج المشروع، وتحديد المهام التي من الممكن أن تحتاج إلى كلفة أكثر، أو زيادة في مواعيد التسليم النهائية؛ وهذا يُساعد على تخصيص الموارد الضرورية مسبقًا بكفاءة أكبر، ممّا يُؤدي إلى تجنّب أي تأخير في المواعيد، أو إنفاق أموال إضافية.
- تحسين التواصل بين العاملين داخل المشاريع تُساعد على إدارة العمليات بطريقة منظمة وأكثر كفاءة، ممّا يُؤدي إلى تسهيل العمل بين العاملين، وتعزيز روح التعاون بينهم، وتطوير العمل الجماعي ضمن الفريق والأقسام أيضًا.
- صنع القرارات الصحيحة تُوفر الإدارة الجيّدة للمشروع سجلات توضّح المسار الصحيح للمشروع، وكيفية تقدّمه، وتُحدّد أولوياته، وما هي المهام التي تحتاج إلى موارد أكثر، وبالتالي فهي تُساعد على التنبؤ بالمشكلات المستقبلية، وكيفية منع حدوثها، واتخاذ الإجراءات والقرارات المناسبة لها.
- تحسين مهارات الفريق تُساعد إدارة المشروع الجيّدة على دراسة بيانات المشارع السابقة، وتحديد المجال الذي يتفوّق فيه كل فريق، وتحسين مهاراتهم، إضافةً لإمكانية استخدامها في وضع معايير مُحددة، لفهم كيفيةتأثير أداء الفريق على نجاح المشروع.
- تحسين رضا العملاء يجب أن تسعى المؤسسات إلى الاحتفاظ بعملائهم أكثر من الحصول على عملاء جدد، وتُساعد إدارة المشروع الجيدة على توفير عمليات ذات جودة وكفاءة عالية تضمن للمؤسسة الحصول على رضا العملاء بشكل دائم تجاه خدماتها، وهذا قد يُؤدي أيضًا إلى حصول المؤسسة على تسويق مجاني من قبل هؤلاء العملاء من خلال توصيتهم لهذه المؤسسة إلى العملاء الآخرين.
زيادة الإنتاجية تُساعد إدارة المشروع الجيدة على توفير نظام فعال يُحدد الموارد الضرورية لنجاح المشروع، ممّا يُساعد فريق المشروع على إنجاز عملهم بكفاءة أكبر، وبوقت زمني أقل، ممّا يُؤدي إلى إنجاز عمل إضافي، وزيادة إنتاجية المشروع.
