يومية الصندوق ماهيتها وكيفية إعدادها
مكونات يومية الصندوق:
تتألف اليومية من أربعة أعمدة رئيسية: العمود الأول لرقم العملية والعمود الثاني للمقبوضات أما الثالث فللمدفوعات ثم العمود الأخير للبيان، ويمكن إضافة المزيد من الأعمدة بحسب التفاصيل التي نرغب في كتابتها بجانب كل عملية.
إن العمليات تنقسم إلى قسمين رئيسيين:
عمليات نقدية: وهي التي يكون الصندوق طرفاً فيها عن طريق قبض أو دفع مبلغٍ ما.
عمليات ذمم: وهي العمليات الآجلة والتي لا يكون الصندوق طرفاً فيها.
في بعض المنشآت التي تعتمد على التسجيل الورقي لكامل العمليات قبل تسجيلها على الكمبيوتر، يتم إدراج كامل العمليات في اليومية، المقبوضات والمدفوعات والذمم، وعند التسجيل في الكمبيوتر يتم تصنيف هذه العمليات وتبويبها.
أحد البرامج المحاسبية الذي يقوم بتصنيف العمليات في صفحة اليومية إلى مقبوضات ومدفوعات وذمم هو برنامج الخوارزمي حيث يمكننا تسجيل كافة العمليات من خلال تصنيفها إلى عمليات نقدية (مقبوضات - مدفوعات) وعمليات ذمم.
في بعض برامج المحاسبة يتم تسجيل عمليات الصندوق من خلال تبويب سند قبض و سند دفع دون الحاجة إلى تسجيل قيود مباشرة كبرنامج مانجر المجاني حيث يقوم البرنامج بحفظ القيد بشكل تلقائي.
يومية الصندوق والعملات:
في حال كنا نتعامل بأكثر من عملة فيجب عندها أن يكون لدينا صندوق مستقل لكل عملة، فإذا كنا نتعامل بالليرة والدولار مثلاً فيجب أن نخصص صندوقاً لليرة وصندوقاً آخر للدولار.
بالمثل يجب أن تكون يومية كل صندوق منفصلة تماماً عن يومية الصندوق الآخر، بمعنى أن يومية صندوق الليرة منفصلة عن يومية صندوق الدولار وهكذا.
لا تختلف يومية صندوق العملة الأجنبية عن صندوق العملة المحلية إلا في التسمية، فهو يحتوي على حقول المقبوضات والمدفوعات والبيان.
لدى تحويل مبلغ بين الصناديق يجب كتابته في حقل المقبوضات أو المدفوعات بنفس عملة الصندوق سواء على اليومية أم على حساب الصندوق في الكمبيوتر.
كيفية ملء اليومية:
في العادة يقوم أمين الصندوق بملء بيانات اليومية بحسب المقبوضات والمدفوعات التي قام بها، وفي كل عملية قبض أو دفع يقوم بتحرير أو طلب إيصال بالعملية ويقوم بتسجيل بياناته في اليومية كما يقوم بإرفاقه معها.
في نهاية يوم العمل يقوم أمين الصندوق بجمع عمود المقبوضات والمدفوعات وطرح مجموعهما للحصول على الرصيد المدور والذي يجب أن يطابق الرصيد الفعلي الموجود في الصندوق، ثم يقوم بتسجيل الرصيد المدور والتوقيع أسفل اليومية.
أخيراً يقوم أمين الصندوق بتسليم اليومية للمحاسب مرفقة بكافة الإيصالات والأوراق الثبوتية الأخرى التي تثبت العمليات التي قام بها طيلة يوم العمل.
وظيفة المحاسب بعد استلام يومية الصندوق:
يقوم المحاسب بتدقيق اليومية وذلك بإعادة جمع الأعمدة وطرح المدفوعات من المقبوضات والتأكد من الرصيد المدور وسلامة العمليات الحسابية، ثم يقوم بمطابقة كل عملية مع الإيصال أو الوثيقة الخاصة بها والمرفقة مع اليومية.
في حال التطابق يقوم المحاسب بالبدء في تسجيل اليومية في برنامج المحاسبة، وعند انتهائه من تسجيل كافة العمليات ومطابقة ما تم تسجيله على الكمبيوتر بيومية الصندوق يقوم بطباعة كشف اليومية التي قام بإنشائها على البرنامج ويرفق اليومية التي تم تسليمها من أمين الصندوق مع الثبوتيات ثم يوقع عليها و يرسلها إلى المدير المالي.
بعد توقيع المدير المالي على يومية الصندوق يتم إعادتها إلى المحاسب والذي يقوم بوضعها في ملف يوميات الصندوق و يؤرشفها مع باقي وثائق المنشأة.
وبالتالي نرى أن يومية الصندوق تعد بشكل يومي ويجب أن تحتوي على الوثائق المؤيدة للعمليات المسجلة فيها بالإضافة إلى تواقيع الأشخاص المعنيين كأمين الصندوق والمحاسب والمدير المالي.
