إدارة المشروع
يُعرف المشروع بأنه عبارة عن مجموعة من المهام المترابطة والتي سيتم تنفيذها خلال فترة زمنية يتم تحديدها وفقًا للقيود المرتبطة بالمشروع، ولتحقيق نجاح هذا المشروع لا بد من معرفة دورة حياة المشروع وكيفية تنفيذه وإدارته، حيث تُعرف إدارة المشاريع على أنها مجموعة من المعارف المعنية بالمبادئ والأدوات التي سيتم استخدامها خلال دورة حياة المشروع ومراقبتها ومراجعتها، وتتضمن عملية إدارة المشروع تخطيط وتنظيم موارد الشركة لنقل مهمة أو حدث وكذلك يُمكن أن يتضمن مشروعًا لمرة واحدة أو نشاطًا مستمرًا، وتشمل الموارد المُدارة الأفراد والمال والتكنولوجيا والملكية الفكرية، وبغض النظر عن طبيعة المشروع فإنه لا بد من تحديد أهداف وغايات المشروع وإنشاء اختبارات مراقبة الجودة لاكتمال احتياجات المشروع.
أهمية إدارة المشروع
إن الهدف من إنشاء أي مشروع هو تحقيق الاكتفاء الذاتي من خلال جني الربح والسمعة الطيبة ولكن لا بد من مواجهة التحديات والصعوبات خلال دورة حياة المشروع، حيث أن تحسين عمليات الشركات يجعل من سير العمل أكثر سلاسة في جميع المجالات تقريبًا، لذلك لا بد من إدارة المشروع بطريقة تساهم في اجتياز التحديات، ويتم ذلك من خلال عدة خطوات:
- خفض أوقات الاستجابة بالنسبة للشركات الصغيرة، فإن وجود مدير للمشروع يخلق رابطًا بين العملاء والموظفين، ويمكن أن يزيل أوقات الاستجابة الطويلة، وعندما يشعر العملاء بمزيد من الثقة والرضا عن خدمة الشركة يقوم مدير المشروع بترحيل الأهداف والأداء للعملاء وكبار رجال الأعمال في تقرير محدد بانتظام.
- تحديد أولويات المهام نظرًا لأن مديري المشاريع على اتصال دائم مع العملاء فهم على دراية باهتمامات العميل واحتياجاته، حيث سيكون نقطة الاتصال الأولى عند تغيير الاحتياجات، نظرًا لأن مديري المشاريع مسؤولون عن تتبع وتنظيم أولوية المهام والمواعيد النهائية، وبالمقابل فإنهم يزيلون ضغوطًا على الموظفين الذين يتعين عليهم التركيز على المهام وكذلك إضافة الطمأنينة للعملاء مع تقدم المشروع.
- التواصل بين وظائف الشركات التواصل الداخلي لا يقل أهمية عن الاتصالات الخارجية فوجود فرد مخصص لتنسيق الاتصالات في الإدارات يشكل جسرًا واحدًا للعمليات، بدلًا من جعل الموظفين يتدفقون على مجموعة من أنواع الإدارة العليا بحثًا عن مخاوف مختلفة، وعليه فإن مدير المشروع يدرك احتياجات المشاريع وبالتالي يمكنه تسريع وقت اتخاذ القرار.
- تحسين عمليات الشركات مديرو المشاريع هم التوازن بين التفاصيل الصغيرة والصورة الكبيرة، حيث يساعدهم هذا التوازن على فهم غرض ونتائج العمليات التجارية، لهذا السبب يمكن تكليف مديري المشاريع بإلغاء الخطوات التي تعيق الشركة أو تعزز الإجراءات التي توفر القيمة، نظرًا لأن مدير المشروع يتحكم بالجدول الزمني مما يتيح الفرصة لدراسة المعالم والفشل والمهام المتكررة وغير ذلك طوال دورة حياة المشروع.
- إنشاء الاتصالات المفتوحة نظرًا لأن الموظفين لديهم الكثير مما يتعين عليهم القيام به سواء كانت مهام صغيرة داخل مشروع ما أو تكمن في اهتمامات العملاء المتوقعين والعملاء الحاليين، فإن مدير المشروع مكلف بالتأكد من وفاء الموظفين بالمواعيد النهائية المناسبة وتحديد أولويات المهام المناسبة، وللقيام بذلك يجب على مديري المشاريع الاحتفاظ بخطوط اتصال مفتوحة بين جميع أعضاء المشروع والتأكد من ضبط الرسائل الصحيحة في الأوقات المناسبة.
دورة حياة المشروع
لتحقيق النجاح في العمل اليوم يجب أن يكون الشخص مرنًا وأن يتمتع بمهارات جيدة في التخطيط والتنظيم، حيث يبدأ الكثير من الأشخاص في التفكير بأنهم سيشغلون أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو يفتحون أبوابهم ويباشرون في جني الأموال، إلا أن كسب المال في شركة ما هو أمر أصعب بكثير، لذلك لا بد من تخطيط جميع الخطوات اللازمة خلال دورة حياة المشروع لتجنب الخسائر المحتملة، وتمر دورة حياة المشروع بأربعة مراحل تختلف بالوقت وفقًا للاحتياجات الفردية للمشروع وهي كما يأتي:
- بدء المشروع: يجب أن تكون هذه مرحلة قصيرة نسبيًا، حيث يتم تحديد الأهداف الاستراتيجية وتحديد الموارد المتاحة للمشروع وكذلك تعيين الرؤية في هذه المرحلة.
- التخطيط: هذه هي المرحلة التي يتم فيها التخطيط للعمل من خلال تحديد ترتيب العمل وتخصيص الموارد مثل: الموظفين والمعدات للمهام.
- القيام بالعمل: يتم تنفيذ المهام المطلوبة لإكمال المشروع في هذه المرحلة ويمكن أن يحدث هذا في مرحلة واحدة أو في عدد من المراحل حسب احتياجات المشروع وتعقيده وتنتهي هذه المرحلة عندما يتم تحقيق جميع النواتج المخططة.
- الإغلاق: يحدث إتمام المشروع في هذه المرحلة والتي يمكن أن تشمل مراجعة للمشروع وتسليم المنتج أو الخدمة.
