خطوات إدارة المشاريع هي أساس نشأة أي مشروع ناجح وهي مُقدمة لكم من صناع المال باعتبارها من الأمور الضرورية لجميع الأشخاص المقبِلين على إقامة مشروع خاص بهم.. إن إدارة المشاريع من المجالات الواسعة التي تحتوي على فروع متعددة، فقد قام الباحثين بإيجازها على هيئة خطوات يُمكن لأي شخص اتباعها؛ لتحديد الهدف المرجو من المشروع والعمل على الوصول إليه.
اتباع خطوات إدارة المشاريع من الاستراتيجيات المهمة لإنجاز المشاريع بطريقة مضمونة وناجحة، ولا تختلف تلك الخطوات حسب حجم المشروع، حيث يمكن اتباعها أثناء العمل على أي مشروع مهما اختلف حجم موارده المتاحة؛ لذلك من المهم إلمام القائمين على المشاريع بتلك الخطوات.
خطوات إدارة المشاريع
يحتاج أصحاب المشاريع بصفة عامة إلى اتخاذ خطوات مدروسة في مشاريعهم للوصول للأهداف المتوقعة، ولا يُمكن تحقيق ذلك إلا بالإحاطة بالخطوات التي وضعها أمامنا علم إدارة المشاريع الحديث، الذي تناول كافة جوانب إدارة المشاريع بشكلٍ دقيق، وتم تقديمها إلى أصحاب المشاريع في هيئة مجموعة من الخطوات المدروسة والمُتقنة، وهي:
- تحديد الأهداف.
- التعريف بالإطار العام للمشروع.
- تنمية المهارات الضرورية.
- توزيع المهام والمسؤوليات.
- تحديد قائمة بالمخاطر المُحتملة.
- تحديد نوع التواصل وإدارته.
- وضع خطة ب (خطة بديلة).
- التخطيط بواقعية.
- التحكم في الميزانية وإدارتها.
- الحرص على العلاقات الجيدة مع المستثمرين.
تحديد الأهداف
الخطوة الأولى في إدارة أي مشروع وضمان نجاحه هي تحديد الأهداف المراد تحقيقها من إقامة المشروع؛ لأن تحديد الأهداف بوجهٍ خاص في المرحلة الأولى من المشروع يجعل من السهل توجيه المشروع في تيار ثابت ومحدد، كما يسهل تحديد المهام الرئيسية والأولويات وتوزيعها بشكلٍ مناسب.
تتمثل فائدة الخطوة الأولى لإدارة المشاريع في استطاعة صاحب المشروع امتلاك رؤية واضحة ودقيقة عن أهداف المشروع ومستقبله، واتجاهه وتحديد نقاط القوة والقصور، وكيف يُمكن العمل عليها في الفترات القادمة، كما يُفضل مشاركة تلك الرؤية مع فريق العمل إن وُجد؛ حتى يستطيع كل فرد من الفريق معرفة مهامه ورسالته في هذا المشروع.
التعريف بالإطار العام للمشروع
لا يستطيع أي شخص أن يُقدِم على إقامة مشروع وإدارته دون الإحاطة بالإطار العام والصورة الكاملة للمشروع في ذهنه، فمن دون ذلك الأمر لا يستطيع أن يقوم بتحديد المهام الرئيسية التي سيقوم المشروع بتقديمها للعملاء أو الأسواق، كما أنه لن يتمكن من التنبؤ بالتغييرات السلبية أو الإيجابية التي يمكن أن تطرأ على السوق.
لن يستطيع حتى اتخاذ الخطوات التي تعمل على تجنب الخسارة في مشروعه نتيجة لتلك التغيرات، بالإضافة إلى أنه بدون امتلاك الصورة الكاملة للمشروع وكل ما يتعلق به، لن يستطيع إيجاد أفضل الطرق لتقليل الموارد المُستخدمة وتحقيق الفائدة للمشروع.
تنمية المهارات الضرورية
لابد من توافر مجموعة من المهارات الأساسية لدى العاملين بالمشروع مثل:
- مهارة حل المشكلات problem solving.
- مهارة التواصل الفعال
- مهارة العمل الجماعي collaboration And Teamwork.
- مهارة إدارة الوقت Time Management.
بالإضافة إلى المهارات التي يحتاجها المشروع والعمل على توفيرها للقائمين على المشروع؛ حتى يستطيعوا أداء أعمالهم بشكلٍ متقن.
توزيع المهام والمسؤوليات
يُعد تحديد المهام والمسؤوليات من أهم خطوات إدارة المشاريع، حيث أن توزيع المسؤوليات على الأفراد العاملين بالمشروع، يساعد مدير المشروع بشكلٍ كبير على تقييم ما يقدمه الأفراد العاملين من أعمال، علاوةً على ذلك ضمان قيام كل فرد بواجباته باتجاه المسؤولية المحددة له.
تحديد قائمة بالمخاطر المحتملة
لكل مشروع قائم أو على وشك التنفيذ مخاطر محتملة يتم ذكرها في دراسة جدوى أي مشروع على هيئة قائمة، إذًا فهي من أساسيات خطوات إدارة المشاريع، فلابد من إلمام مدير المشروع بكافة المخاطر المحتمل أن يواجهها.
تتضمن المخاطر المحتمل حدوثها لأي مشروع تحديد الصعوبات والأزمات، والتحديات التي قد تمثل عائقًا في طريق انطلاق المشروع وازدهاره، بتحديد كل ما سبق بشكلٍ دقيق يستطيع مدير المشروع والقائمين عليه وضع خطط وحلول بديلة لتجاوز تلك المخاطر المحتملة.
وضع خطة ب “خطة بديلة”
تتشابه تلك الخطوة كثيرًا مع تحديد المخاطر المحتملة، فتلك الخطوة ضرورية لتجنب الخسائر حيث إن مدى احتراف إدارة المشاريع يُقاس بالخطط والحلول البديلة التي تقوم بتوفيرها في الحالات الطارئة والتغيرات المفاجئة، فنجد غالبية المشاريع تواجه الأزمات بتغيير جذري في آليات العمل، أو حتى اتخاذ مسارات أخرى في العمل.
تكمن أهمية وضع الخطة البديلة في ضمان استمرارية عمل المشروع مهما طرأت تغيرات أو أزمات، لكن من المهم جدًا تحديد بعض النقاط الأساسية قبل وضع خطة بديلة، وتلك النقاط هي:
لا بد من تحديد نقاط القوة لدى القائمين على المشروع.
تحديد الفرص المتاحة التي يستطيع من خلالها القائمين على المشروع من الوصول إلى الهدف المنشود.
الإلمام بالمخاطر والصعوبات المحتملة التي من الممكن أن تمنع الوصول للهدف.
تحديد نقاط القصور في المشروع، والعمل على تقويتها قدر المستطاع.
تحديد نوع التواصل وإدارته
يُحدِد في كثيرٍ من الأحيان نوع التواصل بين الأفراد كفاءة الإنتاج، بوجهٍ خاص في المشاريع القائمة على العمل الجماعي Teamwork؛ لذلك يجب أن تحرص إدارة المشروع متضمنة مديره… على توفير البيئة المناسبة التي تدعم التواصل الجيد بين الأفراد العاملين بالمشروع.
فإن التواصل الغير جيد بين الأفراد وعدم توافق الأفكار وتقبلها، يؤدي إلى فشل المشروع والإخفاق في تنفيذ الأعمال بشكلٍ كبير، كما أنه من المهم توطيد العلاقات مع الجهات الخارجية التي ذات صلة بميدان المشروع؛ حتى تستطيع الإدارة ضمان الوصول للأهداف والتطلعات المرجوة.
التخطيط بواقعية
مشكلة عدم التخطيط بواقعية من الإخفاقات الشائعة بين إدارات المشاريع المختلفة، فالحماس مهم لتحقيق أهداف المشروع والانطلاق به في طريق النجاح، لكن يُصبح الحماس بشكلٍ مفرط في أغلب الأحيان من الأمور السلبية التي تؤدي في نهاية المطاف إلى الإخفاق في العمل.
فالحماس الزائد يؤدي إلى وضع أهداف وخطط قد تكون صعبة وغير واقعية بالمرة، أو أن موارد المشروع وأدواته في ذلك الوقت لا تسمح بالوصول لتلك الأهداف، فيؤدي ذلك الأمر إلى الإحباط واليأس بين الأفراد العاملة بالمشروع؛ لذلك يجب على إدارات المشاريع الحذر والعمل على وضع أهداف واقعية تتناسب مع موارد المشروع.
التحكم في الميزانية وإدارتها
إدارة ميزانية المشروع من الأمور الضرورية التي تُحدد كثير من جوانب الشكل الذي سيكون عليه المشروع في المستقبل، فمن المهم تحديد كافة النفقات المتعلقة بالمشروع والإمكانيات المالية المتاحة والتخطيط الجيد للميزانية المتاحة؛ لتتناسب مع احتياجات المشروع ومتطلباته.
كما أنه يجب على إدارات المشاريع وضع توقعات مدروسة للوضع الاقتصادي المحتمل للمشاريع في المستقبل، وتحديد التحديات والصعوبات التي من الممكن أن تعيق سير العمل.
الحرص على العلاقات الجيدة مع المستثمرين
توطيد العلاقات مع المستثمرين المهتمين بنفس مجال المشروع تُعد من أهم خطوات إدارة المشاريع؛ لأن التمويل الذي يُمكن الحصول عليه من هؤلاء المستثمرين يُساعد بشكل كبير على تطور المشروع وضمان استمراريته على أرض الواقع.
لأهمية ذلك الأمر يجب على الإدارات الحرص على إقامة علاقات مع تلك الجهات الداعمة؛ حتى يستطيعوا تحقيق أهداف المشروع وتطوير موارده وأدواته، بالإضافة إلى مواكبة التحديثات العصرية التي تظهر بشكلٍ دوري.
أمثلة على المشروعات الكبيرة
خطوات إدارة المشاريع ثابتة يُمكن اتباعها في أي مشروع سواء كان صغير أم كبير، وفيما يلي أمثلة على بعض المشاريع الكبرى:
- إنشاء شركة تجارية.
- إنشاء نظام توزيع مياه شرب في حي سكني داخل الدول النامية.
- إنشاء مؤسسة وتنظيم إدارة الموظفين والطرق المتبعة بها.
- إقامة منشآت صناعية.
