التخطيط
هو عملية وضع الأهداف المستقبلية ووضع الطرق والوسائل والبدائل التي يمكن اتباعها كي تتحقق الأهداف، حيث تتلاءم الأهداف مع الموارد المتوفرة، فيتم وضع هذه الخطط والبدائل في خطة وميزانية مدروسة، ويقوم مختصون ومسؤولون في هذا المجال بوضعها، لتطوير المؤسسة وتحقيق أهدافها ضمن مسارٍ مرسوم.
فوائد التخطيط
- مواجهة التغييرات التي تحدث فجأةً، لأن التخطيط يتعلق بالمستقبل والذي يكون غير مؤكد، فيمكن توقع المشاكل والأمور الطارئة التي ستحدث، ثم وضع الحلول لتلاشيها قبل وقوعها، ومعرفة طريقة علاجها والتعامل معها.
- توضيح الأهداف، مما يساهم في فهمها بسهولة وبالتالي سهولة العمل على تحقيقها.
- توجيه الأنشطة والأعمال نحو تحقيق الأهداف والنتائج المرجوة.
- استغلال الموارد والإمكانيات الموجودة بأقصى حد، مما يقلل التكاليف إلى أقل معدل.
- تحسين ورفع مستوى التنسيق بين الأقسام وبين الموظفين داخل بيئة العمل.
- السماح للرقابة بأخذ دورها للتأكد من أن سير العمل على أكمل وجهٍ، للوصول إلى الأهداف المرجوة.
- زيادة كفاءة وفعالية الموظفين وإدارة بيئة العمل.
خصائص التخطيط الجيد
- أن يكون الهدف النهائي واضحاً، فتتجه إليه كل الوسائل والسبل، وتسخر له كل الموارد والجهود المبذولة لتحقيقه.
- تتميز الخطة الجيدة بالسهولة والوضوح والبعد عن التعقيد، ويستطيع كل من ينفذها فهمها ببساطة دون ارتباكٍ.
- أن تتصف الخطة بالواقعية ويمكن تحقيقها، وليست في عالم الخيال أو غير مناسبة للموقف الذي وضعت من أجل معالجته.
- أن يتم تحديد الجهة الإدارية المسؤولة عن تحقيقها، وتوزيع وتقسيم الأدوار بين هذه الجهة.
- يجب أن تتصف بالمرونة، أي إمكانية التغيير فيها عند أي جديدٍ قد يحدث.
- تحقق الخطة الجيدة التوازن بين جميع الأقسام والجهات الإدارية في بيئة العمل.
- تعامل الخطة الجيدة العنصر البشري كبشر، وليس كأداة تنفيذ لها.
- إشراك المسؤولين والمشرفين على وضع الخطة في عملية التنفيذ، والأخذ بمشورتهم ونصائحهم.
معوقات التخطيط الجيد
معوقات ناتجة عن المسؤولين
- عدم الالتزام بالتخطيط: حيث يوجد هناك اهتمام بالتخطيط، ولكن أغلب المسؤولين عن تطبيقه مشغولون بحل المشكلات اليوم، دون الالتفات إلى المستقبل واستغلال الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف البعيدة.
- بالرغم من وضع التخطيط آلية للعمل عليها داخل العمل، إلا أنه لم يصل إلى درجة إلزامية كبيرة للأفراد داخل المشروع.
- الاعتماد على الخبرة: حيث يتم الاعتماد على الخبرة فقط في وضع التخطيط والتركيز عليها، مع إهمال باقي العناصر المهمة التي تساعد في تخطيطٍ ناجح.
- مقاومة التغيير: لأن التخطيط يعتمد على التغيير داخل بيئة العمل، فلا بد من إحداث تغييرٍ ما يؤدي إلى تغيير نمط العمل، أو سلوك روتيني متبع، ولكن هناك أشخاصاً يقاومون التغيير ولا يفضلونه.
- معوقات ناتجة عن الخطة
- صعوبة الحصول على معلوماتٍ دقيقة: وذلك لأن عملية التنبؤ بالمستقبل والتغييرات التي قد تحدث فيه عملية ليست سهلة، فلا يمكن التنبؤ بجميع التغييرات هذه إلا عند اتباع وسائل تنبؤ دقيقة، تساهم في توقع التغييرات التي ستحدث بشكلٍ أكثر دقةٍ.
- سرعة التغيير: حيث إن التطور والتغيير الذي يحدث في السوق وفي مجالات الصناعة، قد يربك العديد من المسؤولين ولا يمكنهم من اللحاق به، لأنه يتغير بصورة ٍ سريعةٍ ومستمرةٍ.
- عدم المرونة: فقد يكون من الصعب على الخطة مواكبة التعديلات التي ستحدث داخل بيئة العمل أو خارجها، فقد يكون من الصعب تغيير طريقة العمل المعتادة عند الموظفين، أو استيعاب التغييرات الخارجية التي تؤثر على العمل من أمورٍ سياسية واقتصادية وتكنولوجية، والسيطرة عليه.
- الوقت والنفقات: عملية التنبؤ والتغيير تحتاج إلى نفقةٍ ومال وإيراداتٍ ما دامت مستمرة، وهذه الإيرادات قد لا تكون متوفرة باستمرارٍ.
