يسمح تخطيط الموارد البشرية للشركات بتحديد المواهب التي لديهم حاليًا والمواهب التي قد يحتاجونها في المستقبل. فمن خلال فهم ما المقصود بتخطيط الموارد البشرية و معرفة تأثيره على مساهمات الموظفين ونجاح الشركة، يمكنك البدء في وضع استراتيجية لخطة تتوافق مع توقعات الموارد البشرية.
في هذه المقالة، نحدد ما المقصود بــ تخطيط الموارد البشرية، ونناقش أهمية تخطيط الموارد البشرية، ونراجع الخطوات الرئيسية في تخطيط الموارد البشرية.
ما هو تخطيط الموارد البشرية؟
يهتم تخطيط الموارد البشرية Human resource planning (HRP) بتقييم الموارد البشرية الحالية للشركة، وتحديد احتياجات الشركة المستقبلية من الموظفين ويهتم أيضًا تخطيط الموارد البشرية بالترتيب للتدريب على المهارات لموظفي الشركة الحاليين والجدد والمستقبليين. فقسم الموارد البشرية في الشركة مسؤول عن تخطيط الموارد البشرية وتنظيم عملية استقدام الموظفين للعمل بالشركة.تساعد عملية التخطيط على معرفة نوع المواهب التي تحتاجها الشركة وأقسام الشركة التي ستستفيد من ضخ المواهب الجديدة.
مقالة منفصلة إدارة الموارد البشرية: مفهومها، وأهميتها، ومهامها، ووظائفها، وأقسامها
أهمية تخطيط الموارد البشرية
يعد تخطيط الموارد البشرية أمرًا مهمًا لأنه يسمح العاملين بالموارد البشرية داخل الشركة بتحديد احتياجات العمل الحالية والمستقبلية لتتناسب مع حجم الشركة ومتطلبات المواهب. فيما يلي بعض الأمثلة على الفوائد المحتملة الناتجة عن تخطيط الموارد البشرية:
1. تنمية الموارد البشرية
يحدد تخطيط الموارد البشرية المهارات المطلوبة لمختلف مستويات الوظائف. ثم يتم تنظيم حملات تدريبية وتطويرية متنوعة لإكساب الموظفين المهارات والقدرة المطلوبة لأداء المهمة بكفاءة وفعالية.
مقالة منفصلة التدريب والتطوير في الموارد البشرية – الأهمية والأنواع وكيفية تنفيذه
2. التعامل مع التغيير
تخطيط الموارد البشرية مهم للتعامل مع التغيير المرتبط بالعوامل البيئية الخارجية. فهو يساعد على تقييم الموارد البشرية الحالية من خلال جرد الموارد البشرية Human Resource Inventory وتكييفها مع القوى التكنولوجية والسياسية والاجتماعية والثقافية والاقتصادية المتغيرة.
جرد الموارد البشرية Human Resource Inventory و يُعرف أيضاً باسم “جرد المهارات skills inventory، وهي عملية توضح بشكل شامل المعلومات الأساسية عن جميع الموظفين ضمن الشركة، مثل التعليم والخبرة والمهارات والعمر والجنس والإنجازات الخاصة والرواتب، ويستخدم جرد الموارد البشرية في تخطيط الموارد البشرية. ويكون الهدف الأساسي من الجرد تحديد ما إذا كانت هناك فجوات بين المستوى الحالي للمهارات والمعرفة التي يمتلكها الموظفون والمهارات والمعرفة اللازمة لتحقيق الأهداف المستقبلية.
3. الاستخدام السليم للموارد البشرية
يقيس تخطيط الموارد البشرية اكتساب المنظمة للقوى العاملة واستخدامها بفعالية لتحقيق الأهداف. يساعد تخطيط الموارد البشرية في تقييم وتوظيف الموارد البشرية الماهرة. فتخطيط الموارد البشرية يركز على الاستخدام الأمثل للموارد البشرية لتقليل التكلفة الإجمالية للإنتاج.
4. احتياجات القوى العاملة المستقبلية
يضمن تخطيط الموارد البشرية أن يكون هناك موظفين متاحين لتوفير التشغيل السلس المستمر للمنظمة. وهذا يعني أن تخطيط الموارد البشرية يعتبر أداة لضمان توافر القوى العاملة في المستقبل لمواصلة الأنشطة التنظيمية. فتخطيط الموارد البشرية يحدد الاحتياجات المستقبلية للقوى العاملة من حيث العدد والنوع.
5. توظيف الموهوبين
الغرض الآخر من تخطيط الموارد البشرية هو تعيين واختيار الموظفين الأقدر (الأفضل) علي ملء الوظائف الشاغرة. إن تخطيط الموارد البشرية يحدد احتياجات الموارد البشرية، ويقيم مستوى مخزون الموارد البشرية المتاح، ويقوم في النهاية بتعيين الموظفين اللازمين لأداء الوظيفة.
6. تقليل عدم اليقين
يرتبط هذا بتقليل تأثير عدم اليقين الناجم عن التغييرات المفاجئة في عمليات وإجراءات إدارة الموارد البشرية في المنظمة.
خطوات عملية تخطيط الموارد البشرية
يتكون تخطيط الموارد البشرية من خمس خطوات رئيسية لمساعدة الشركات على تطوير استراتيجيات للحفاظ على مواردها البشرية أو زيادتها. فيما يلي الخطوات الخمس لإنشاء خطة فعالة للموارد البشرية:
1. تحليل الأهداف والخطط التنظيمية
يعتمد النجاح في تخطيط الموارد البشرية على ارتباطه بأهداف العمل، لذلك يجب أن يبدأ بهدف نهائي في الاعتبار. حدد ما تريد المنظمة تحقيقه في المستقبل، وكيف تنوي تحقيق ذلك، وكيف ستساهم جهود الموارد البشرية في ذلك.
سيكون لكل قسم أهداف فريدة يجب أن يشارك في تحقيقها قسم الموارد البشرية. فمن الناحية المثالية، يعمل قسم الموارد البشرية بشكل وثيق جدًا مع الإدارة ولديه فهم واضح لما يهدف إليه كل قسم من أقسام الشركة. بمجرد أن تعي ذلك، يمكنك التأكد من كيفية تلبية الموارد البشرية لتلك الاهداف. على سبيل المثال، قد تحتاج منك بعض الأقسام إلى التركيز على التوظيف، بينما قد تحتاج بعض الأقسام الآخري إلى تقليص حجمها وإعادة تعيين بعض الموظفين الحاليين.
2. تقييم الوضع الحالي للقوى العاملة لديك واكتشاف الثغرات
قبل المضي قدمًا في خطط المستقبل، تحتاج إلى تقييم وضع القوى العاملة في المنظمة حاليًا من خلال تقييم نقاط القوة والضعف فيها. هل لديك العدد الصحيح من الموظفين ذوي الخبرة؟ ما هي المهارات التي لدي الموظفين الحاليين وما هو مستوي إتقان هؤلاء الموظفين لتلك المهارات؟ للقيام بذلك، يجب مراعاة ما يلي:
- ما هو عدد الموظفين لديك؟
- كم عدد الموظفين في كل قسم؟
- كم عدد الموظفين الذين يشغلون كل منصب؟
- ما هو تعليم ومهارات وكفاءات ومؤهلات موظفيك؟
- كيف يتم تصنيف الموظفين في بيانات تقييم الأداء؟
- ما هي اعمار موظفيك؟ (كم عدد الذين يقتربون من التقاعد؟)
3. توقع متطلبات الموارد البشرية المستقبلية
التنبؤ بالطلب هو المرحلة الحاسمة في عملية تخطيط الموارد البشرية. مع الأخذ في الاعتبار الأهداف المستقبلية للمؤسسة، وقياس الطلب والعرض من الموظفين المؤهلين في ما هو قادم. ويتضمن التنبؤ بالطلب من الموظفين المؤهلين تحديد عدد الأشخاص المطلوبين ومستوى المهارات المطلوب. ويتضمن التنبؤ بالعرض من الموظفين المؤهلين تقدير المصادر الداخلية المستقبلية (الترقية، ونقل الموظفين بين فروع الشركة، وتوسيع الوظائف) والمصادر الخارجية وقدرتها على تلبية احتياجاتك.
يمكنك تحقيق هذا التنبؤ بالطلب باستخدام البيانات الداخلية واتجاهات السوق والصناعة. تأكد من تضمين عوامل مثل هذه:
- منتجات أو خدمات جديدة في الأفق
- عمليات الاندماج أو الاستحواذ المحتملة
- تكاليف العمالة
- حالات التقاعد / الوظائف الشاغرة المتوقعة ومعدلات الدوران
- التطورات التكنولوجية والأتمتة
تخطيط السيناريو Scenario Planning هو وسيلة لتبادل الأفكار التي قد تؤثر على اتجاه مؤسستك ومتطلبات العمل في المستقبل. ضع في اعتبارك التطورات التكنولوجية، والتغيرات الاقتصادية، واللوائح الحكومية الجديدة، وما إلى ذلك، وفكر في كيفية التحلي بالمرونة والإجراءات الاحترازية التي يجب اتخاذها.
تحليل الفجوة gap analysis يسمح لك بمقارنة عدد الموظفين الحاليين ومستويات مهاراتهم بما سيكون مطلوباً لتحقيق أهداف المؤسسة. تتضمن هذه الطريقة ما يلي:
- التعرف على الوضع الحالي للقوى العاملة.
- تحديد الوضع المثالي للقوة العاملة.
- تحديد مكان وجود الهفوات في الوضع الحالي.
يمكنك استخدام تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) لتجميع النتائج التي توصلت إليها ومعرفة العناصر التي تحتاج إلى أكبر قدر من التركيز.
ثم تتمثل وظيفتك في معرفة كيف يمكنك مطابقة الطلب على الموظفين ذوي الجودة العالية مع العرض الداخلي والخارجي المتاح من خلال معالجة أسئلة مثل هذه:
- هل نحن بحاجة إلى تعيين المزيد من الموظفين؟ إذا كان الأمر كذلك، فمن أين؟ كم العدد؟ بدوام كامل أو بدوام جزئي؟
- هل يوجد في السوق عدد كافٍ من الموظفين المحتملين؟
- هل نحتاج إلى تدريب وتطوير موظفينا الحاليين لإعادة توزيعهم؟ اي منهم؟
- هل نعتمد بشكل كافٍ على خبرة الموظفين الحاليين؟
- هل نحتاج إلى تكييف أي من سياسات أو ممارسات الموارد البشرية لدينا لاستيعاب احتياجات الموارد البشرية المستقبلية؟
4. وضع وتنفيذ خطة
حان الوقت الآن لصياغة خطة عمل للموارد البشرية تتوافق مع الإستراتيجية العامة لمنظمتك. يجب أن تأخذ في الاعتبار خطة عمل الموارد البشرية جميع التحليلات التي أكملتها وأن تتضمن استراتيجيات المواهب لمطابقة العرض والطلب لجعل منظمتك جاهزة للمستقبل.
يمكن أن تبدأ خطتك بالمفهوم النظري لتحويل الشركة من X إلى Y ثم توضيح النهج التدريجي الذي سيتبناه قسم الموارد البشرية. وسيشمل ذلك تطوير أساليب لتعزيز استراتيجيات محددة لنقلك إلى المرحلة المثالية. تشمل مجالات التركيز في الخطة النموذجية التوظيف والإعداد والتدريب والمزايا وإدارة الأداء وخيارات العمل عن بُعد / العمل المرن وثقافة الشركة.
لا يوجد محتوى واحد لخطة موارد بشرية استراتيجية تناسب الجميع. ستكون إستراتيجية كل منظمة فريدة من نوعها، اعتمادًا على أهدافها ونوع العمل الذي تعمل فيه المنظمة. حيث ستتضمن خطة شركة ناشئة صغيرة عوامل مختلفة تمامًا عن خطة الشركة متعددة الجنسيات. قد تحتاج إحدى الشركات إلى البدء ببرنامج توظيف محسّن للعثور على عدد معين من الموظفين ذوي المهارات العالية المتمتعين بمعرفة متخصصة. و قد تكون شركة أخرى قادرة على البدء بتدريب موظفيها الحاليين.
بمجرد وضع خطتك، يجب أن تركز على دمج تلك الخطة مع تواصل قوي strong communication على مستوى الشركة. كن مستعدًا لبعض من مقاومة التغيير التي قد تحدث داخل موظفي الخطوط الأمامية والإدارة. سيكون دمج خطتك أسهل إذا كنت تقوم بتعيين موظفين جدد لأنهم سيكونون أكثر قبولًا لطريقة جديدة.
5. مراقبة خطتك ومراجعتها وإعادة تقييمها
بعد وضع خطة الموارد البشرية الخاصة بك في مكانها الصحيح، يجب عليك تحديد ما إذا كانت تؤتي ثمارها. راجع مدى مساعدة الخطة في تنفيذ الاستراتيجية التنظيمية وتحقيق الأهداف في مجالات مثل الإنتاجية أو الاحتفاظ بالموظفين ورضاهم، وما إلى ذلك.
من الضروري أيضًا معرفة كيفية تأثير التغييرات على الموظفين. يمكن للمدراء طلب التغذية الراجعة أثناء مراجعات الأداء، أو يمكنك إجراء استبيانات للموظفين للتعرف على سير الأمور.
بمجرد حصولك على المدخلات input، يمكنك تحديد أي عقبات والعمل على حلها لضبط وتحسين التخطيط الخاص بك. فيمكنك حتى العودة إلى الخطوة الأولى والبدء في عملية التخطيط مرة أخرى مسلحًا بما تعلمته من التنفيذ الأولي.
يجب أن تكون عمليات تخطيط الموارد البشرية نشاطًا مستمرًا يتم تقييمه وتطويره باستمرار للبقاء متزامنًا مع جميع التغييرات التي يجب على الشركات مواجهتها
