من المهم معرفة خطوات الدورة المحاسبية واتباع هذه الخطوات ينتج عنه الكثير من المزايا لأي مؤسسة.. واليوم لا تجد هناك محاسب لا يعرف أهمية الدورة المحاسبية ويعلم أيضًا أن دوره في أي منشأة هو تنفيذ الدورة المحاسبية بشكل صحيح مهما كانت حجم المنشأة كبيرة أم صغيرة.

لذلك يمكن توضيح ومعرفة بعض المفاهيم والخطوات الخاصة بالدورة المحاسبية في هذه المقالة وستعرف مع هذه الخطوات لماذا تعتبر الدورة المحاسبية أحد العمليات التي لا يمكن الاستغناء عنها ولا يمكن التغافل والخطأ بالبيانات المقدمة من خلالها. ومتابعة كل ما يحدث من عمليات حسابية داخل المنشأة أحد أهم الأسباب التي تدفعنا لفهم الدورة المحاسبية.

ما هي الدورة المحاسبية

تعتبر الدورة المحاسبية هي مجموعة محددة من الخطوات الهامة التي تتبعها أي منشأة كل فترة محاسبية..

و تتم هذه الدورة لتسجيل جميع المعاملات المالية وأي مبلغ تم إنفاقه خلال السنة المالية يتم معالجته.

لذلك تحتوي علي جميع الحسابات التي يقوم بها المحاسب بدءًا من حسابات قيود اليومية حتي تنتهي بالقوائم المالية.

وعلي هذا الأساس يمكن القول بأنها سلسلة أنشطة مختلفة تكمل بعضها البعض حتي تصل في النهاية إلي البيانات المطلوبة والتي تخدم المؤسسة وجهات خارجية أخري.

أهداف الدورة المحاسبية

يرجع إعداد الدورة المحاسبية بجميع الخطوات والأنشطة المتتالية إلي عدة أهداف منها:

• معرفة أن كل المعاملات المالية تمت بشكل صحيح ولا توجد أي أخطاء.
• مساعدة أطراف خارجية للمتابعة مثل تحديد الضرائب ومساعدة دخول المستثمرين.
• تعتبر بمثابة نظام رقابي لأي مؤسسة.
• مساعدة الإدارة علي اتخاذ قرارات مستقبلية لتطوير المنشأة.
• عدم حدوث غش واحتيال خلال الفترة المالية.

ولهذه الأسباب تقوم المؤسسات باتباع جميع خطوات الدورة المحاسبية.

متي يتم إعداد الدورة المحاسبية

يتم إعداد الدورة المحاسبية خلال الفترة المالية وتستمر كل عام طالما تعمل المؤسسة.

وتبدأ بدفاتر القيود اليومية التي تسجل يوميًا إذا كان هناك معاملات حسابية وبعض الخطوات الأخري تتم بشكل دوري.

وهناك حسابات يتم تسجيلها بشكل يومي واخري شهريًا أو ربع سنوي وهناك أيضًا ما يتم نهاية الفترة المالية.

وسيتم توضيح ذلك في المراحل المختلفة للدورة المحاسبية.

المراحل المختلفة للدورة المحاسبية

هنا في ذلك الجزء ستتعرف علي جميع خطوات الدورة المحاسبية وكيفية عمل الدورة المحاسبية خطوة تلو الأخري.

هناك 8 خطوات أساسية يمكن توضيحها كالتالي:

اولًا: تحديد المعاملات المالية

تحديد المعاملات المالية التي تمت في المنشأة من أهم وأول الخطوات في الدورة المحاسبية لأنه يتم بناء جميع الخطوات القادمة عليها لذلك يجب أن يكون هناك معاملات مالية خاصة بالمنشأة يوميًا.

ويجب علي كل محاسب تحديد هذه المعاملات يوميًا ولا يتم التغافل عنها لنهاية الشهر مثلًا.. لذلك إذا كان هناك معاملات مالية يجب تجميع كل مستند وإيصال خاص بها.

إذا كان بيع أو شراء مهما كانت المصروفات أو الإيرادات يجب تحديدها وأن يكون لها سند إثبات.

وفي هذه الخطوة يجب علي المحاسب التأكد من كل المستندات الخاصة بالمعاملات المالية.

ويجب عليه التمييز بين كل المعاملات المختلفة ومعرفة الحسابات المدينة والحسابات الدائنة حتي يمكن تسجيلها في دفتر اليومية دون أخطاء.

يمكن أن تكون هذه الخطوة تستغرق وقتًا ولكن لا يمكن التغافل عنها ولا التهاون بها.

ثانيًا: التسجيل في دفتر القيود اليومية

تعتبر قيود اليومية أحد أهم الدفاتر المحاسبية حيث يتم تسجيل كل معاملة مالية تمت بالمنشأة بطريقة القيد المزدوج وهي الطريقة التي توضح أن إذا تم زيادة في حساب ما يتبعه نقصان في حساب آخر.. ولذلك دفتر القيود اليومية أحد أهم الدفاتر التي توضح كل شيء تم بالمنشأة.

ويمكن توضيح بعض المعاملات المالية التي تمت في منشأة ما في المثال التالي وكيفية تسجيلها في القيود اليومية:

1. شراء بعض المشتريات نقدًا بمبلغ 30000 ﷼
2. بيع بضاعة لأحد العملاء بمبلغ 50000 ﷼
3. شراء بضاعة من الموردين بمبلغ 25000 ﷼
4. تم بيع بضاعة نقدًا بمبلغ 100 ألف ﷼
5. دفع إيجار نقدًا بمبلغ 10000 ﷼

كل من هذه العمليات يوضح أن هناك حساب تم زيادته واخر نقص لذلك سيتم التسجيل طبقًا للقيد المزدوج في دفتر اليومية كما يلي:

وبعد تسجيل كل المعاملات المالية التي تمت بشكل يومي ستكون أول خطوة من الدورة المحاسبية تمت بشكل جيد لذلك ننتقل إلي الخطوة التالية..

ثالثًا: ترحيل القيود اليومية إلي دفتر الأستاذ

يعتبر الترحيل إلي دفتر الأستاذ ذا أهمية كبيرة في هذه الخطوة لأنه يوضح رصيد كل حساب بالمنشأة علي حدة.

ومن الصعب تحديد رصيد كل حساب من خلال دفاتر اليومية نظرًا لكثرة القيود وعدم تحديد كل حساب بمفرده لذلك يتم عمل الترحيل إلي دفتر الأستاذ وفتح صفحة لكل حساب وتحديد رصيده نهاية المدة.

في دفتر اليومية السابق يمكن فتح حساب النقدية والترحيل كالاتي:

من ح                         /حساب النقدية                               إلي ح/

الرصيد المرحل هنا يتم وضعه لـ توازن حساب النقدية ويوضع عكس طبيعة الحساب أي في الجانب الدائن كما هو موضح..

أما الرصيد المنقول هو الرصيد الذي سيتم افتتاح الحساب به في بداية الفترة المالية القادمة ويوضح مع طبيعة الحساب أي في الجانب المدين.

وبالتالي حساب النقدية في نهاية الفترة هنا هو 60 ألف ﷼ لنبدأ به الفترة القادمة.

ويتم ترحيل جميع الحسابات بنفس الطريقة حتي ننتقل إلي الخطوة التالية..

رابعًا: إعداد ميزان المراجعة

ميزان المراجعة يعمل علي تجميع إجمالي الأرصدة المدينة والدائنة ويجب أن يكون إجمالي الحسابات المدينة مساوية للحسابات الدائنة.. ويتم إعداده عن طريق الأرصدة التي تمت من خلال دفتر الأستاذ.

وترجع أهمية إعداد ميزان المراجعة لما يلي:

• إذا كان هناك خلل أو خطأ في تسجيل القيود اليومية أو دفتر الأستاذ سنجد أن الأرصدة المدينة لا تساوي الأرصدة الدائنة.
• يساعد علي إعداد قائمة الدخل والمركز المالي.
• يحدد إجمالي الأرصدة لكل حساب خلال الفترة المالية.

ويمكن عمل ميزان المراجعة إما ربع سنوي أو نصف سنوي حسب رغبة المؤسسة وحجم أعمالها.

وهذا مثال توضيحي لميزان المراجعة:

وعلي المحاسب إذا وجد أي خطأ أثناء عمل ميزان المراجعة يجب الرجوع إلي دفتر الأستاذ والقيود اليومية ومعرفة أين يكون الخطأ والعمل علي معالجته..

خامسًا: قيود التسوية

هناك أنواع من الإيرادات والمصروفات يجب أن يتم تحميلها لكل فترة محاسبية لذلك يتم عمل قيود التسوية كمرحلة أساسية من الدورة المحاسبية لتحميل الفترة المالية بكل المبالغ المطلوبة وتعتبر هذه القيود 4 أنواع وهم:

• التسويات الضريبية

وتساعد هذه التسويات علي حساب الخصومات الضريبية وذلك يساعد علي شطب هذه التكلفة الخاصة بالفترة المالية.

• التأجيلات

هناك نقود تم دفعها في بداية السنة المالية ويأتي منها إيرادات مستقبلًا ولم يتم تسويته مثال: دفعه من النقود تم استلامها من أحد العملاء دون تقديم أي منتجات مقابل ذلك.

• المستحقات

هناك مستحقات لإيرادات لم تدفع فورًا وأيضًا هناك مصروفات لما تدفعها مثال: فاتورة غير مدفوعة تم إرسالها لأحد العملاء منذ فترة.

• المعاملات المفقودة

هناك بعض المعاملات تم نسيانها أثناء التسجيل في الدفاتر مثال: مشتريات تجارية بالائتمان الشخصي.

وكل هذه التسويات تؤثر علي ميزان المراجعة مرة ثانية لذلك يتم إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية لمعرفة الأرصدة المدينة والدائنة بشكل صحيح.

سادسًا: إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية

هنا يتم عمل ميزان المراجعة المعدل لأننا نضع الأرصدة الجديدة التي تم عمل قيود تسوية لها..

ويتم عمل ميزان مراجعة مثل السابق ولكن بوضع الأرصدة الجديدة بها ويجب تساوي الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة وبعد إعداده يتم توفير كافة البيانات والمعلومات التي تساعد علي عمل القوائم المالية..

سابعًا: إعداد القوائم المالية

هناك 3 قوائم مالية يجب إعدادها في نهاية الفترة المالية وهم:

• قائمة الدخل
• قائمة المركز المالي (الميزانية)
• قائمة التدفقات النقدية

قائمة الدخل

تعتبر قائمة الدخل أحد أهم القوائم المالية لأنها توضح أرباح وخسائر الشركة وذلك لأنها تعرض كلاً من الحسابات التالية:

• حساب الإيرادات
• حساب المصروفات

لذلك يتم وضع جميع الإيرادات التي دخلت للمنشأة وطرح كل المصروفات التي تم دفعها حتي نعرف رصيد الربح والخسارة لهذه الفترة.

ويمكن عمل قائمة الدخل سنويًا أو نصف سنويًا وذلك حسب حجم النشاط.

وتساعد قائمة الدخل المستثمرين لأنها تعرض هل هذه المنشأة لها أرباح ويمكن الأستثمار بها أم لا.

وأيضًا لها دور في تحديد الضرائب أيضًا..

قائمة المركز المالي 

أما بالنسبة لـ المركز المالي فأنها تعرض أصول وخصوم المنشأة لذلك يجب أن تكون الأصول مساوية للخصوم وحقوق الملكية.

إذًا ميزانية أي مؤسسة يجب أن يتساوي بها رصيد الأصول مع الخصوم وحقوق الملكية لتحقيق هذه المعادلة:

الأصول = الخصوم + حقوق الملكية.

مكونات قائمة المركز المالي:

وهنا يجب أن يكون إجمالي الأصول مساويًا إجمالي الخصوم وحقوق الملكية.

قائمة التدفقات النقدية

توضح قائمة التدفقات النقدية كل الأموال الداخلة أو الخارجة للمنشأة الخاصة بهذه الأنشطة:

• الأنشطة التشغيلية
• الأنشطة الاستثمارية
• الأنشطة التمويلية

ويتم إعدادها سنويًا أو نصف سنوي أو ربع سنوي مثل باقي القوائم المالية..

ثامنًا: إغلاق الحسابات

تعتبر اخر خطوة في الدورة المحاسبية.. بعد عمل القوائم المالية هذا يدل علي إنهاء الفترة المالية وبداية فترة جديدة اخري لذلك يجب غلق بعض الحسابات لهذه الفترة وهي الإيرادات والمصروفات وتعتبر هذه الحسابات في الفترة الجديدة برصيد صفر.

ولذلك يجب إغلاق جميع الحسابات الموجودة في دفتر الأستاذ سواء حسابات الإيرادات أو المصروفات.

ولا يتم إغلاق حسابات الأصول والخصوم لأنها ليست لفترة مالية واحدة وتعتبر حسابات مستمرة للمنشأة.

وبذلك تم الانتهاء من جميع مراحل الدورة المحاسبية بالتفصيل التي تتم في أي منشأة.

الفرق بين الدورة المحاسبية والدورة المستندية

تعتبر الدورة المحاسبية مجموعة من الأنشطة لتسجيل كافة المعاملات المالية بالمنشأة.

أما الدورة المستندية هي أدوات مساعدة للدورة المحاسبية.

تحتاج الدورة المحاسبية إلي مستندات ووثائق لتسجيل المعاملات وهنا هو دور الدورة المستندية لـ الإمداد بالوثائق والمستندات اللازمة.

وتعتبر الدورة المستندية هي المصدر الأساسي لتسجيل المستندات.. وتبدأ قبل الدورة المحاسبية وهي نوع من الرقابة لأيمنشأة.

وفي النهاية قد تم معرفة كل ما يخص الدورة المحاسبية بالتفصيل وكيف تساعد أي مؤسسة علي اتخاذ قرارات مستقبلية ومعرفة الوضع المالي الخاص بها.. وأن لها دور كبير في تحديد كل ما يخص المستثمرين والضرائب والأطراف الخارجيةلذلك فهي ليست مهمة فقط للوضع الداخلي والخارجي أيضًا.